Administratorer i Feide har en sentral rolle på vegne av sin vertsorganisasjon. De bidrar til at brukerne opplever Feide-innloggingen så sømløs som mulig.
Hva er oppgaver til en Feide-administrator?
Oppgavene til deg som Feide-administrator, er å administrere Feide på vegne av din vertsorganisasjon. Mange av oppgavene til en Feide-administrator kan du gjøre i kundeportalen til Feide (kunde.feide.no).
I kundeportalen kan du som administratoren for eksempel bestemme hvilke tjenester som brukerne skal ha tilgang til via Feide og søke opp sporingsnummer når brukere har innloggingsproblemer.
Tenk nøye gjennom hvem som skal være administrator, og vær sikker på at disse personene er klar over ansvaret det innebærer.
Her finner du en innføring i bruk av kundeportalen
Feide-administratorens oppgaver
Nedenfor har vi beskrevet noen av oppgavene til deg som Feide-administrator.
- Aktivere tjenester
-
Det er du som Feide-administrator som administrerer hvilke tjenester brukerne i vertsorganisasjon skal ha tilgang til via Feide.
For å gi brukerne i vertsorganisasjon tilgang til en tjeneste med Feide-innlogging, kan du aktivere tjenesten i Feide kundeportal.
Se hvordan du aktiverer en tjeneste i veilederen for bruk av Feide kundeportal
Før en tjeneste kan aktiveres må vertsorganisasjon ha vurdert at det er forsvarlig å ta den i bruk. Hvis tjenesten henter inn personopplysninger, må det gjennomføres en risikovurdering og en databehandleravtale inngås.
Det er ikke nødvendigvis du som Feide-administrator som skal gjennomføre risikovurdering og sørge for at databehandleravtale for tjenesten blir inngått. Dette kan for eksempel utføres av jurister eller personvernombud hos vertsorganisasjonen.
Det er viktig at du som Feide-administrator ikke aktiverer en tjeneste før dette gjort. Derfor er det viktig å ha god kommunikasjon med de i organisasjonen som gjør disse oppgavene, slik at elever og lærere får benytte tjenester som er vurdert til å være forsvarlig å ta i bruk.
Før en tjeneste kan aktiveres må vertsorganisasjon gjøre dette:
- Vurder informasjonssikkerheten i tjenesten.
- Tegne en databehandleravtale.
- Sjekke om informasjon som tjenesten henter er registrert på brukeren.
- Innhente samtykke fra brukere.
Se detaljert beskrivelse av hva du må gjøre for hvert av disse punktene under denne boksen.
- 1. Vurder informasjonssikkerheten i tjenesten
-
Hvis tjenesten behandler personopplysninger, må vertsorganisasjonen gjennomføre en risikovurdering av informasjonssikkerheten i tjenesten. Dette gjøres for å vurdere om det er forsvarlig å ta i bruk tjenesten.
I en risikovurdering stilles blant annet disse spørsmålene: Er sluttbrukernes personopplysninger tilfredsstillende sikret mot uautorisert innsyn, eksponering, endring, sletting, tap eller ødeleggelse?
Feide har laget en erklæring som tjenesteleverandører kan fylle ut for sine tjenester i Feide kundeportal. I leverandørerklæringen fyller de ut spørsmål om sikkerhet og personvern. Disse svarene kan du bruke som underlag når du vurderer risikoen for en tjeneste.
Les mer om leverandørerklæringen og hvordan du kan ta den i bruk
Når vertsorganisasjonen har vurdert at det er forsvarlig å ta i bruk tjenesten, må dere inngå en databehandleravtale.
Tips! SkoleSec har maler, videoleksjoner og ressurser som du kan bruke når dere skal anskaffe en ny tjeneste.
- 2. Tegn databehandleravtale
-
Hvis tjenesten behandler personopplysninger, må vertsorganisasjonen inngå en databehandleravtale.
Formålet med en databehandleravtale er å sikre behandlingen av personopplysninger, og inneholder blant annet informasjon om
- hvilken informasjon som hentes inn
- hvordan informasjon i tjenesten skal behandles
- når informasjonen skal slettes
Det er generelt sett vanskelig å lage en tjeneste som ikke behandler noe form av personopplysninger. I praksis betyr dette at vertsorganisasjoner må ha en databehandleravtale for stort sett alle tjenestene dere benytter.
Du må huske på at behandlinger av personopplysninger ikke bare gjelder data som lagres i tjenesten, men også data som slettes, siden den informasjonen blir behandlet av tjenesten.
Husk at databehandleravtalen ikke bare må omfatte informasjon som tjenesten får utlevert via Feide som ligger i tjenestevisningen i Feide kundeportal, men også personinformasjon som tjenesten henter inn fra andre kilder, eller som produseres inn i tjenesten.
Databehandleravtalen må gjøres direkte mellom partene og Feide er ikke involvert i dette.
Les mer om vertsorganisasjoner sine plikter
Mal for databehandleravtaler
I Feide Kundeportal kan du laste ned mal for databehandleravtale. Dette gjøre du nederst på «Om-fanen» under tjenestevisningen for tjenesten.
Tjenesteleverandør kan laste opp egen mal for databehandleravtale i Feide kundeportal, men det er viktig at vertsorganisasjonen selv vurderer om tjenesteleverandørens forslag til databehandleravtale er akseptabel.
Bruk oversiktsverktøyet for å holde databehandleravtalene oppdaterte
Oversiktsverktøyet over brukerinformasjon i kundeportalen gjør det enklere for dere å holde databehandleravtalene oppdaterte. Der får dere oversikten over all brukerinformasjonen dere deler med tjenester og datakilder.
- 3. Sjekk om informasjon som tjenesten henter. er registrert på brukeren
-
Det er lurt å ta en datakvalitetssjekk når du skal aktivere en ny tjeneste som henter informasjon som du er usikker på om er registrert på brukerne.
Slik tar du en datakvalitetsjekk
Hvis informasjonen som tjenesten trenger for å fungere optimalt ikke er registrert på brukerne, kan dette få konsekvenser for tilganger og funksjoner i tjenesten.
Hvilken informasjon som tjenesten henter gjennom Feide-innloggingen, kan du se i tjenestevisningen under «Om-fanen».
- 4. Innhente samtykke fra brukere
-
For vertsorganisasjoner med brukere under 13 år, er det viktig at vertsorganisasjonen får samtykke fra foresatte.
Dette er noen som gjøres utenfor Feide og gjøres ofte på starten av skoleåret.
For at vertsorganisasjonene skal kunne ivareta lovpålagte oppgaver knyttet til undervisning eller forskning er det likevel mulig for vertsorganisasjon å selv gi samtykke for eleven.
- Brukerstøtte ved vertsorganisasjonen
-
En vertsorganisasjon skal selv gi førstelinjesupport til egne brukere, og sørge for at alle som jobber med førstelinjesupport har fått opplæring.
Brukerstøtte knyttet til innloggingsproblemer skal gis av vertsorganisasjonene. Gjennom Feide kundeportal har du som Feide-administrator tilgang til en del verktøy som kan hjelpe med feilsøking ved innlogging for elever og lærere.
Les mer om feilsøking av innloggingsproblemer
Sikt gir teknisk support til vertsorganisasjonens IT-avdeling eller vertsorganisasjonen sin brukerstøtte.
NB! Feide har ikke tilgang til å endre passord, deaktivere brukere og/eller oppdatere informasjon på brukere.
For brukerne er det viktig å få rask hjelp når innloggingen med Feide ikke fungerer. Du må derfor sørge for at kontaktinformasjonen til brukerstøtte er oppdatert.
Oppdatering av kontaktinformasjon til brukerstøtte gjøres av deg som Feide-administrator i Feides kundeportal.
Se hvordan du oppdaterer kontaktinformasjon og les mer om beste praksis for brukerstøtte
- Gi roller i kundeportalen
-
Du kan gi roller til andre personer i organisasjonen din for en spesifikk tjeneste eller en spesifikk datakilde. Du administrerer rollene iFeides kundeportal.
Rollene gir personene ulike tilganger og muligheter for å administrere tjenester og datakilder som bruker Feide, på vegne av organisasjonen deres.
Se hvilke roller personer kan ha i kundeportalen og hva rollene innebærer.
-
- Sørge for god datakvalitet
-
Et av de viktigste en vertsorganisasjon gjør, er å ha god kvalitet på informasjonen som registreres om brukerne.
Uten god datakvalitet er det en stor risiko for at Feide ikke vil fungere godt for elever og lærere.
Dårlig datakvalitet kan også gi brukere tilgang til opplysninger som de ikke burde ha tilgang til (personvernbrudd), eller føre til at de ikke får brukt tjenesten i undervisningen.
Grunnlaget for datakvaliteten vil primært avhenge av informasjonen som er registrert i det skoleadministrative-systemet eller oppvekstsystemet, hvordan brukerkatalogen henter disse dataene og hvordan de driftes.
Feide er avhengig av å kommunisere med en brukerkatalog som gir informasjon om personer, deres roller ved organisasjonen, samt undervisningsgrupper, klassegrupper og andre grupper.
Feide krever derfor at vertsorganisasjonen har oppdatert og gyldig data i brukerkatalogen. Vertsorganisasjonen er selv ansvarlig for at data i brukerkatalogen er oppdatert og gyldig.
Du som Feide-administrator har tilgang til verktøy i Feide kundeportalen for å sjekke datakvaliteten hos vertsorganisasjonen.
Vi anbefaler derfor å ta en jevnlig datakvalitetsjekk av brukerkatalogen for å unngå at brukere får problemer med å bruke tjenester med Feide-innlogging.
Les mer om datakvalitet og hvordan du sjekker den
Selv om du som Feide-administrator ikke har tilgang til å endre informasjonen i kildesystemene selv, er det ditt ansvar å sørge for at feil med datakvalitet blir rettet opp.
Det er derfor viktig å ha god kontakt med de som registrerer informasjon i kildesystemet, og leverandører som organisasjoner benytter.
-
Om rollen som Feide-administrator
Feide anbefaler at alle vertsorganisasjoner har flere Feide administratorer som kan administrere Feide for sin organisasjon.
Tenk nøye gjennom hvem som skal være administrator, og vær sikker på at disse personene er klar over ansvaret det innebærer.
Sørg for at disse har fått opplæring på hva som skal til for å være en Feide-administrator. Det er vertsorganisasjonen som selv er ansvarlig for opplæring av nye Feide-administratorer.
- Hvordan legge til, oppdatere eller fjerne en Feide-administrator i kundeportalen?
-
Feide-administratorer kan legge til, og gi tilgang til nye Feide-administratorer ved sin organisasjon.
For å legge til, endre eller fjerne en administrator, gå til kundeportalen og til fanen "Organisasjon". Gå til "Brukere og roller".
Slik legger du til en ny Feide-administrator
- Trykk “Administrer brukere“.
- Velg “Legg til bruker”.
- Opprett brukeren med Feide-brukernavnet til den nye Feide-administratoren.
- Finn brukeren i lista. Velg "Feide-administrator" fra nedtrekksmenyen og lagre.
Slik fjerner du rollen som Feide-administrator
- Trykk “Administrer brukere“.
- Finn brukeren i lista.
- Velg "Ingen rolle" fra nedtrekksmenyen og lagre.
Husk å oppdater infoen om Feide-administratorene
Det er viktig at detaljene om Feide-administratorene i organisasjonen til enhver tid er oppdatert.
- Hvordan være Feide-administrator for flere vertsorganisasjoner?
-
Det er mulig å være administrator for flere vertsorganisasjoner med samme Feide-bruker.
For å få dette til, må vi i Sikt få en bekreftelse på e-post kontakt@sikt.no fra en annen Feide-administrator ved organisasjonen.
For å veksle mellom hvilken organisasjon du ønsker å gjøre endringer for, trykk på navnet på organisasjonen øverst i høyre hjørne i kundeportalen.
- Finnes det opplæringsmateriell for nye Feide-administratorer?
-
Det er vertsorganisasjonen som selv er ansvarlig for opplæring av nye Feide-administratorer. Vertsorganisasjon skal selv sørge for at alle som yter førstelinjesupport har fått opplæring
Dette er fordi systemene som benyttes for registrering av informasjon og administrering av passord og lisenser, er forskjellige fra en vertsorganisasjon til en annen.
Hvis du er ny Feide-administrator for din vertsorganisasjon, kan du ta kontakt med de andre Feide-administratorene i vertsorganisasjonen din for opplæring.
Vi har samlet relevant informasjon til Feide-administratorer på en hjelp-side i Feide kundeportal. Denne siden er tilgjengelig for alle vertsorganisasjoner i Feide kundeportal.
Gå til hjelpe-siden for Feide-administratorer i Feide kundeportal
Sikt og Utdanningsdirektoratet arrangerer også jevnlig kurs for bruk av verktøy i Feide kundeportal.
Vi hjelper deg gjerne!
Ta kontakt med Sikt på kontakt@sikt.no dersom du har spørsmål.
